计算机工程师论文浅析计算机技术在档案管理中的应用

　　随着全球化进程的不断加快，计算机技术逐渐被应用于各个领域，以下是小编搜集整理的一篇计算机工程师论文：探究计算机技术在档案管理应用的论文范文，供大家阅读参考。

 

　　【摘　要】　随着社会的不断发展，管理模式的不断变化，档案的管理有了日新月异的变化，计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动营造出可观的经济效益和社会效益。有效发挥了计算机技术的重要性。

 

　　【关键词】　档案管理;计算机技术;优越性

 

　　一、计算机技术在档案管理中作用分析

 

　　(一)加快档案管理数字化建设进程

 

　　信息化时代的到来，不仅加快的社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机技术逐渐被应用于各个领域，学校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为学校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。据笔者所知，办公自动化(Office Automation，简称OA)系统可以使学校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：第一，办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理;第二，档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、分类、储存、统计以及查阅等都变得快捷、方便;第三，档案资料的安全性与传递速度提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加安全、快速;第四，电子文件的保存比较稳定。比较于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。

 

　　(二)建立和完善档案资料信息保障体系

 

　　建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：第一，档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真安全管理工作，加强对档案管理系统的实时监控;同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免计算机出现木马和中毒问题;第二，档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时对相关内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为学校档案管理工作的正常运行保驾护航。

 

　　二、计算机技术在档案资源管理中的应用

 

　　计算机作为高科技的产物，其优越性已在许多领域得到了充分的证明：极大的贮存量便是一个突出的特点，一张小小的软盘便可存储近70万个汉字;高速的运算速度使得随时调阅其中的任何内容都游刃有余;灵敏的识别判断能力使检索查阅变得更加方便。从目前计算机所具备的功能来看，利用计算机进行档案管理至少可以从以下几个方面显示其优越性：

 

　　(一)提供自动检索，节省查阅时间

 

　　档案检索是计算机最简单的功能开发，一方面可以节约时间，另一方面可以进行多内容检索。比如我校业务档案利用，原来只能根据时间和姓氏笔划对案卷逐一调阅查找，利用计算机检索，则可根据利用者提供的时间、案由、姓名、字号、档号等等进行检索，查阅者只要知道其中一项或二项内容，便可比较迅速地调阅所需的案卷。

 

　　(二)有利于特殊载体档案的保管及应用

 

　　由于照片档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，十分快捷。

 

　　(三)有利于档案的保管，延长档案寿命

 

　　由于计算机作为检索工具，使得查找案卷变逐一查找为单一查找，减少了人与案卷的接触，从而减缓了化学、物理、生物因素对案卷的侵蚀，延长了案卷的寿命，减少了案卷修复工作量。如果对案卷内容缩微保管，则可在计算机内直接打印、调阅，从根本上避免人与档案的接触。

 

　　(四)有利于资源共享

 

　　档案作为一种信息资源，其价值已逐渐为人们所重视，但封闭、原始的管理模式，使得该资源的利用受到禁锢，而利用计算机技术，就能够使档案信息资源在文化、经济等领域的利用更方便，更广泛。

 

　　总之，计算机技术在档案管理信息化是必然的，只有更好的发挥计算机技术管理的优越性，才能把档案管理做得更好、才能更好地发挥档案的价值。

 

　　参考文献：

 

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