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发布时间：2020-07-24 15:37所属平台：学报论文发表咨询网浏览： 次
本文所称采购类文件是指国有企业在对外签订书面合同的采购活动中形成的，办理完毕且具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式(载体)的历史记录。所谓集中统一管理，即企业设置独立的采购档案门类，并将所形成的采购类文件纳入该门类，进行集中统一管理。 一
本文所称采购类文件是指国有企业在对外签订书面合同的采购活动中形成的，办理完毕且具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式(载体)的历史记录。所谓集中统一管理，即企业设置独立的采购档案门类，并将所形成的采购类文件纳入该门类，进行集中统一管理。
一、集中统一管理的必要性
1.采购类文件的数量渐多分量渐重。随着经济全球化的持续深入，各企业间分工越来越细，行业产业链越来越长，上下游合作伙伴越来越多，彼此间的商务、采购活动越发频繁，产生的采购类文件也随之增多;同时在依法治国，企业合规经营的大环境下，一方面企业内走“单一供应商”的采购活动越来越少，需要进行招投标、比选的采购活动逐渐增多，一定程度上促成了采购类文件总量的增加;另一方面，企业，特别是国有企业面临的来自党和国家、集团公司等的巡视、审计、审核等活动也日益增多，而这些活动的审查重点之一就是采购类文件，所以，采购类文件总量增多，利用频次增加，宜集中统一管理。
2.理论规范性与实践操作性应相互统一。笔者在《企业档案工作规范》《十号令》中用采购、合同、协议三个关键词进行搜索，发现相关内容较散而且很宏观，部分采购“合同”“协议”相关内容还分散在管理类中，按要求管理类文件应按“件”进行整理，但是如《企业档案工作规范》附表A.5的6.2条款中对物资采购的相关约定，以笔者的经验，此类采购活动部分需走招投标、比选程序，产生的文件多且成套性强，如果纳入管理类，会割裂内在联系。又如附表A.5的1.1.1条款，对产品生产类的协议书、合同进行了约定，但笔者认为其应属项目立项材料，而项目可能会再进行外协、外包、外购，此过程产生的采购文件纳入哪一门类?按“件”还是“卷”整理?需要规范、明确，所以宜集中统一管理。
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3.采购类文件信息化具有特殊性。随着数字档案馆(室)建设的逐步推进，档案管理的信息化程度也越来越高，部分门类档案已不再生成纸质件，如管理类中的收发文可全程电子化，但是一项采购活动一般会涉及两方甚至多方，同时金额较大的采购活动，还需要进行招投标、比选等，在增加文件数量的同时，一定程度上也限制了信息化技术的使用，如笔者公司虽已使用了电子签章，但在涉及对外合同方面，仍采用纸质盖章方式，因为目前对电子签章的安全性与法律性的认可度还有待提高，同时由于信息技术普及率的原因，部分单位并未使用电子签章。所以，目前大部分采购文件仍存有纸质件，为提高其整理的科学性、利用的便利性宜集中统一管理。
二、集中统一管理的具体实践
1.确定采购活动类型及集中管理范围。笔者公司为一家做航空电子产品的研发型企业，在公司《采购管理基本制度》中将采购活动分为：项目采购与非项目采购，项目类指用于直接用于公司科研生产的项目采购产品，包括项目货架和项目外包外协;非项目类指用于公司非直接用于科研生产的项目采购产品，包括固定资产、低值易耗品和经营配套服务，其中固定资产又分科研固定资产和日常经营固定资产。基建项目建设过程中的采购类文件因其特殊性，予以单独管理。笔者公司除基建类和部分仪器设备档案随项目(国家部委、集团公司立项)一并管理，便于验收外，其余采购类文件均纳入集中统一管理，即为本文所称集中统一管理的具体对象。
2.确定归档主体及归档具体内容。按笔者公司采购制度规定，公司采购活动并非完全实行100%集中统一管理，即除了采购管理部门有采购职权外，各部门根据采购类型或金额可自行发起或组织开展相关采购活动，如金额在5万元以下的服务类采购，实施部门可自行组织完成采购，金额在5万至20万的采购活动，由实施部门发起，采购部门同时参与等。所以采购类文件的归档主体为采购管理部门和各业务部门，其中采购管理部门归档的文件占绝大多数，具体归档内容包括但不限于采购请示及批复、评审报告、招投标书、竞争性谈判记录、询比价记录、评标文件、中标通知书、合同、技术协议、验收报告等。
3.采购类档案管理的具体流程。(1)文件收集：采购人员应以每项采购活动为单位，按职责将与采购活动有关的文件材料收集完整，按时间先后顺序排列组卷。有外部代理机构参与的采购活动，指定对口人员负责收集接收代理机构所产生的文件材料。项目类、固定资产、低值易耗品类采购活动，采购人员应归档合同、技术协议签订及之前形成的所有文件材料，验收材料由相关验收部门归档。经营配套服务类采购，由采购人员将申请到验收的全过程文件材料收集完整后归档。无需与供应商签订合同或协议的采购活动，应将相关材料的原件完整附在财务报销单后归档备查。(2)移交归档：采购类文件以年度为移交周期，各部门应在每年的二季度结束前，完成上一年度采购类文件的移交归档工作。移交人员在确认符合归档要求后，提交归档流程，与档案人员清点确认后完成归档。(3)档案整理：采购类档案按照采购活动或年度以时间先后顺序整理组卷，档号编制规则为：[全宗号]—类目号—采购类型代号—[项目代号]—[年度]—案卷号—顺序号，经过去钉、著录、扫描、装订、编目等环节后完成装盒。(4)档案入库：按序将纸质档案整理入库，同时将电子文件挂接到档案管理系统中。
4.利用信息化手段，确保归档完整性。按规定，笔者公司凡10000元以上的采购活动必须和供应商签订书面合同，同时在ERP系统中完成全部采购流程，合同盖章环节也需在系统中审批，所以凡是与供应商签订的合同，在ERP系统中均有完整记录，同时将归档环节设置为采购全生命流程的最后一环作为兜底，具有考核性。ERP系统可生成归档情况汇总表，能清晰展示合同名称、申请人等相关信息，并具备筛选功能，能很快筛查出未归档人员的名单，便于提醒，催促。对未签订合同(10000元以下)的采购活动，制度要求采购人员将相关单据附财务凭证资料中归档留存，利用“组合拳”确保采购类文件的归档完整率。
三、集中统一管理的积极作用
1.标准更统一，整理效率更高。按《归档文件整理规则》的整理要求及《企业档案工作规范》、《十号令》的归档范围规定，部分采购类文件应归入管理类，但经笔者实践后，确有不便之处。目前，笔者公司集中统一管理的采购类文件均参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，按“卷”进行整理，主要的立卷标准为按单项采购活动立卷，即将一项采购活动从申请、招标、投标、评标、合同、验收等全生命周期的文件集中组卷。部分零星规模较小的采购，亦可按年度进行组卷管理，此方式既避免了“件”与“卷”的误判，同时也充分尊重了采购类文件的成套性，提高了整理效率。
2.检索更方便，利用效果更好。在按“卷”整理的前提下，同时借助笔者公司档案系统“百度式”的强大检索功能，采购类档案的查阅利用非常方便，大部分情况只需要按卷检索后，即可将一次采购活动的所有资料全部展示出来，可以清晰展示其来龙去脉，如在档案系统检索栏中输入”XXX有限公司合同”，即可把与该公司合同有关的著录条目全部检索出来，如需进一步查询与该合同相关的采购资料，点击查询所在案卷即可，便捷高效，同时加上对纸质文件较高的数字化率，大部分采购类文件可实现在线浏览、查阅，大大提高了在巡视、审计、项目验收等活动中的档案利用效率。
作者：刘卫平
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《国有企业采购类文件集中统一管理的探讨与实践》