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发布时间：2021-03-04 16:19所属平台：学报论文发表咨询网浏览： 次
文书档案实行简化整理已有多年，它的优点表现在有利于档案的计算机管理，可大大减少档案整理的工作量，提高档案利用的查找速度。 既然文书档案简化整理有如此的优点，那么时至今日科技档案为何还不实行简化整理呢? 科技档案与文书档案虽属不同性质的档案，但
文书档案实行简化整理已有多年，它的优点表现在有利于档案的计算机管理，可大大减少档案整理的工作量，提高档案利用的查找速度。 既然文书档案简化整理有如此的优点，那么时至今日科技档案为何还不实行简化整理呢? 科技档案与文书档案虽属不同性质的档案，但其特点也具备实行简化整理的条件，本人认为运用文书档案简化整理的成功经验整理科技档案是可行的，同样能取得同文书档案简化整理一样的效果。
一、科技档案实行简化整理的可行性
科技档案的简化整理即是在不影响档案管理的前提下，最大限度地减少整理步骤，变以“卷”为单位整理为以“件”为单位整理。 科技档案的内外部因素决定其本身可以实行简化整理，而且必须实行简化整理。
作者：黄文斌
1.以项目(课题、型号)作为整理对象的科技档案，易于简化整理
文书档案由党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理等类组成，每一大类还下辖很多小类，涵盖党群组织、行政管理、经营销售、生产技术等方面，内容非常庞杂零碎。 经过简化整理后，档案的日常管理并不存在困难，能做到条理清楚、方便存取。
内容复杂的文书档案尚且可以进行简化整理，以项目作为整理对象、二级类目比文书档案简单的科技档案，就更易于简化整理。 科技档案把一个个科技项目作为独立的整理单元，不存在文书档案类别交叉的问题，同时文件材料名称变化不大，种类不多，简化一些整理程序，不会影响档案的管理。
农业科技论文科技档案的管理工作
2.按照科研过程顺序整理的科技档案，方便简化整理
科技档案根据“可行性研究、设计、试制、总结鉴定”四个过程进行档案的整理，文件材料的排列顺序相对固定，不同于文书档案内容混杂、排列无一定之序。 从这一点来说，科技档案能更方便地进行简化整理。 科技档案性质相同的文件材料比较集中，根据科研四个过程的特点查找档案，相比于文书档案来得容易。 因此比起文书档案，科技档案更适合简化整理。 从另一个角度来说，文书档案以年度作为整理单位，档案整理受到年度的约束，而科技档案是以整个科研过程作为整理单位，可跨年度整理，不受年度约束。 正是因为年度的限制，文书档案中一个事件的文件材料可能分存于几个年度，经过简化整理后查找比较麻烦。 而科技档案就不同了，整个科研过程可能跨越几个年度，但经过整理后，只归属于一个项目，这就比文书档案更有基础实行简化整理。
3.科技档案与文书档案在整理上所具有的共同点，决定了科技档案完全可以实行简化整理
文书档案未实行简化整理前，科技档案与文书档案的整理原则大致相同，都是由系统化整理和基本编目组成。 它们的整理方法及步骤基本相同，主要经过鉴定、分类、组卷三个步骤，三个步骤的工作方法也相似。 基于这些共同特点，科技档案完全可以同文书档案那样实行简化整理。
4.科技档案实现计算机管理，必须实行简化整理
传统的科技档案整理方法比较复杂，步骤较多，检索工具有4种以上，不便于计算机管理。 科技档案简化整理，使整理方法变的简单，整理步骤及检索工具也相应减少。 经过简化整理后的科技档案，以“件”为单位查找更直接，查找的途径也更多，更易于档案的远程借阅和传送，使手工整理的档案与计算机存储的档案实现有效衔接，提高了档案的查准率和查全率。
二、科技档案简化整理的方法
既然科技档案简化整理是可行的、必要的，那么应如何简化整理? 笔者认为应吸收文书档案简化整理的成功做法，同时根据科技档案的自身特点作一些变通。
1.取消案卷，以“件”为单位整理科技档案
案卷作为科技档案的整理形式是传统整理法的突出特点，取消案卷，以“件”为整理形式，使整理工作更加细致、深入，案卷题名的拟写工序也可同时省去。
2.以《归档目录》代替《全引目录》
《归档目录》和《卷内目录》、《全引目录》格式相同，著录项目一样，《归档目录》既可代替《卷内目录》，又可行《全引目录》的职能，因此以《归档目录》代替《全引目录》、《卷内目录》可收一举两得之功。
3.取消《卷内目录》，保留《卷内备考表》
《归档目录》已经具有《卷内目录》的特征，能充分行使《卷内目录》的职能，所以保留《卷内目录》就成为多余，但《卷内备考表》不能取消。 取消《卷内目录》，科技档案装盒后，“件”的一些基本情况需要在《卷内备考表》内载明，比如盒内有多少件、多少页，文件材料有几份，图纸有几份，何时增补哪些文件图纸等都应一一记录下来，档案借阅归还时档案员还要根据《卷内备考表》记载的内容进行清点。
4.取消“页号”，每件编一个“档号”
对在同一保管期限内、同一类别下，按照科研过程排列的文件图纸各编一个“件号”，“件号”用阿拉伯数字标示，从1开始。 “件号”不仅固定了文件图纸的位置，还可以用来统计某一保管期限、某一类别科技档案的件数。 在一盒科技档案内，“件号”已经具有“页号”的性质，故传统整理法中的编“页号”步骤可去除。 给每一件科技档案赋予一个“档号”，“档号”由年度、分类号、保管期限、件号构成。 年度即是该件科技档案归档的年度; 分类号是该件科技档案所属的类别代号; 保管期限则是该件科技档案被确定的保管时限。 “档号”应按如下顺序标示：年度——分类号——保管期限——件号，如“2006-05-Y-1”表示2006年度产品类保管期限为永久的第1件归档文件或图纸。
5.取消《总目录》，保留《分类目录》
科技档案由产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器等类组成，在一个年度的《归档目录》内可能列出几个类别多个项目的科技档案，由于一个项目的科研过程可能跨越数个年度，其整理归档的年度不好记忆，如果要查找某类别的科技档案而无时间线索时，就要翻阅多个年度的《归档目录》，这样十分费时费力，此时如果依靠《分类目录》先找出该类别档案的整理年度，然后再根据《归档目录》找出该类别档案的件号，最后依据件号取档案就省事多了，因此《分类目录》应保留。 《分类目录》也是一种《总目录》(按类汇总的目录)，所以《总目录》就无存在的必要，应予取消。
6.每件科技档案加盖一个“归档章”
在每一件科技档案上加盖一个“归档章”，就如同给该科技档案上了“户口”，使该件科技档案在计算机内或在档案盒内有一个相应标识，便于管理。 科技档案的“归档章”应设计成如下式样：
全宗号是档案馆给科技档案所在单位的代表性编号; 年度是该件科技档案整理立档的年度; 室编件号是档案室按科技档案排列顺序编的顺序号，编号方法与文书档案一致; 分类号即是产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器等类的代号，根据《企业档案分类方案》确定的分类顺序，上述几类可用“E、F、G、H”等英文字母标示，为与文书档案标示统一，这几类科技档案最好用“05、06、07、08”等标示(文书档案四大类的标示是01、02、03、04，科技档案大类在分类方案中紧跟其后，因此用05、06、07、08等标示); 保管期限既可用汉字“永久、长期、短期”填写，也可用英文字母“Y、C、D”填写; 馆编件号是档案移交档案馆后，由档案馆编写的件号。
7.档案盒式样应作必要的修改
正面上方仅书写“全宗名称”，侧面书写“全宗号、年度、保管期限、分类号、起止件号、盒号”，起止件号又分为“室编件号、馆编件号”。
总之，科技档案简化整理是可行的，其实现途径是可靠的并将通过实践的检验证明是科学合理的，因为文书档案整理的成功简化就是一个例证，经过简化整理后的科技档案，管理将更为科学有效。 我们应当大胆地进行科技档案简化整理的尝试，以期统一各种档案的整理方法，从而实现档案整理的最大效益。
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《科技档案简化整理的可行性及方法探讨》