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发布时间：2021-03-04 16:18所属平台：学报论文发表咨询网浏览： 次
信息时代档案工作的主题是档案信息化建设，而档案信息化建设的核心是档案信息化资源的建设，资源建设的任务之一就是现有馆藏目录数据库和各种介质档案的全文数字化等的建设。 目前，全国都在推进档案馆数字化建设，建设档案目录级数据库是档案数字化的基础也
信息时代档案工作的主题是档案信息化建设，而档案信息化建设的核心是档案信息化资源的建设，资源建设的任务之一就是现有馆藏目录数据库和各种介质档案的全文数字化等的建设。 目前，全国都在推进档案馆数字化建设，建设档案目录级数据库是档案数字化的基础也是数字化的第一步。 我单位档案室在配备必要的计算机软硬件环境的前提下，连续使用了一套由上级业务指导部门联合软件开发人员开发的科技档案管理系统，初步建成了室藏科技档案目录级数据库。 电子目录形式的科技档案数据库有检索速度快、查准率高等优点。 经过几年工作实践，我们在数据库建设及应用过程中发现了不少问题，现提出和大家共同探讨。
一、科技档案目录级数据库建设中存在的问题及原因分析
1.科技档案形式种类多样，录入速度受到影响
科技档案是人们在科技活动中形成的作为历史记录整理留存并特殊保管以备日后利用的信息载体，多由本单位形成，其形式多样、规格大小不一、种类繁多、规范化程度相对较低。 我单位室藏的科技档案有型号资料、科研技术、科研成果、外购设备、基建等多种类别，在录入数据库时容易出现进错分库的现象，在录入时如何区分就成为难点。
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另外，科研生产项目日积月累，仅不同的项目代号就有近百个，要正确区分也需要一定的专业知识并且须认真研究档案内容。 因此，科技档案电子目录的录入并非简单的文字录入，还要进行科学分类，有时还要对一些必录项，如责任者、设计时间、设计单位等进行考证，这样也就使得录入速度受到影响。
作者：王 爽
2.科技档案管理系统的升级产生问题数据
由于本单位的保密性质使得档案管理软件必须自行开发，数据库设计人员在与档案工作人员的交流和磨合中不断改进软件的性能，使其更好的适用于档案管理。 在此过程中，软件系统必然会涉及到升级的问题，我们使用的档案管理系统原数据库平台使用的是Sybase，升级后变成SQL Server，软件开发工具原采用Powbuilder6.5，升级后变成Microsoft VB6.0。 虽然软件开发人员专门设计了一套数据移植软件，实现计算机自动进行数据移植，但是由于在原数据库中的数据并非完全无误，导致软件升级后，系统也就自动产生了一些问题数据，档案人员无法自行处理。
3.新接收的档案与原库存档案编号的差异造成排架不一致
在数据库建设之初，只考虑了将各档案室库存的档案转化为计算机数据库中的数据，以方便用户检索利用，而各档案室采用的档案编号办法又不尽相同，在最初录入数据库时都采用原有的档案号，档案录入完毕仍按以往编号办法排架。 随着科技档案管理系统的升级，科技档案的文件收集、编目、组卷均可在计算机上进行，科技档案管理系统通过文件收集、文件数据入库、组卷等流程后自动生成档案号，新接收档案的排架也就难以延续原库存档案的排架方式，必须重新按新档案号排架，使得档案库房排架不系统、欠整齐，给档案库藏组织与管理造成不良影响。
4.目录级数据库的安全和质量存在隐患
目录级数据库依赖计算机及网络系统，计算机系统本身的脆弱性会因为操作失误、病毒感染、非法入侵者的攻击、设备故障以及无知者随意地暴露而破坏信息系统的安全，使信息资源泄漏出去。
众所周知，每个档案馆(室)需要输入的目录信息数量都很巨大，每一条目录需著录的项目也都至少有二十几个字段，再加上档案的年增长率还在不断提高，而机构改革以后档案工作人员却相对较少，庞大的著录数量与有限的工作力量形成了明显的矛盾。 在录入过程中，有时会因为追求进度而影响了录入的质量，有时会因为档案工作人员业务水平的参差不齐导致录入标引的一致度降低，出现误录、漏录、过度标引等，也影响了目录级数据库的质量，最终将影响计算机系统检索的效果。
二、科技档案目录级数据库建设问题的对策
1.加强档案目录工作的规范化管理
随着对档案信息化建设认识的加深，我们越来越意识到，档案信息自动化建设涵盖了档案工作的各个方面和环节，档案业务首先要规范，要建立健全档案标准，只有抓好档案标准化、规范化工作，才能有效推进档案数据库建设。 由于以往的库藏档案形成年代较早，其标准化、规范化程度较低，在标引目录时容易产生混乱，档案工作人员除要认真研读档案内容以外，还要注意扩展专业知识和提升业务水平。 档案人员可以通过档案部门开展的档案工作规范化管理活动，按照本单位制定的“科技档案收集工作实施细则”、“科学技术档案管理暂行办法”等的具体要求，对档案进行收集整理。 科技档案的分类也按照本行业的标准《科技档案分类法》执行，这样录入室藏科技档案目录级数据时，在区分分类号、型号代号等必录项时就有了依据。 对新接收的科技档案也要按照规范化管理的要求，严格按照国家及行业标准进行装订整理、编目分类、著录标引并组卷，对这部分科技档案进行目录级数据录入时就能够比较顺利的进行。
2.加强与软件研发人员的沟通，注重对档案工作人员的培训
档案数据库建设涉及到数据库管理系统的设计、系统结构的选择、数据接口等与计算机相关的专业知识; 数据录入时涉及档案的著录、标引、整理等档案业务环节。 因此档案工作人员只有加强与科技档案管理系统软件研发人员的沟通，学习一些必要的计算机、网络、数据库知识，掌握软件的使用技巧并在实际应用过程中能够发现问题，将实际问题反馈给软件研发人员，才能使科技档案管理系统软件不断完善，使用更加方便灵活，检索更加智能准确。 另外，要加强对档案工作人员的业务培训，只有这样档案工作人员才能在培训和实际工作中不断了解和掌握计算机等专业知识，更好的完成科技档案目录级数据库的建设。
3.合理规划，分清轻重缓急，有计划的进行目录级数据库建设
档案数据库建设是一项长期而持久的工作，在进行数据库建设时，应该根据库藏档案状况、用户需求等分析建库目标和策略。 我单位在室藏科技档案目录级数据库建设时，采取将利用率高、量大和基本不再或很少增加的已定型的型号产品档案目录先录入，然后录入以往的科研课题总结报告类档案目录，最后录入科技成果报奖类档案目录，这样基本涵盖了室藏的科研生产类档案，满足了用户查询检索的需要。 在此之后又完成了部分基建、设备等档案目录的录入，这部分档案数量及类别较少，容易集中时间完成。 与此同时，对新接收的档案，要求当年接收必须当年录入数据库，基本上做到了随收集随整理随入数据库，尽量不产生那种“旧帐未还，又添新帐”的情况。
除此之外，我们打算在目录级数据库完全建成并校对以后，对库藏档案进行一次价值鉴定，优化库藏档案，将以往不同的档案编号统一起来，方便库藏管理。
4.加强档案信息安全保障，重视目录级数据库的校对工作
我单位在保密部门的统一部署下，目录级数据库建设工作全部由本单位档案工作人员参与完成。 通过对档案人员进行计算机管理系统及安全保密的培训，确保了档案数据和应用系统的安全，保证了数据库目录建设的真实、完整和有效。 我单位还将档案部门的内部局域网与一切外网实行物理隔离，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案管理系统的安全。
目录级数据库的质量对检索结果有很大影响，重视目录级数据库的校对工作是保证数据库质量的有效手段。 由于录入时错误在所难免，只有经过校对才能使目录信息的错误率降低。 有些纸质档案年代久远，因破损、字迹潦草或褪色而难以辨识，档案工作人员应该多问多请教，争取减少错误的发生。 另外在利用过程中如发现错输、漏输等问题应及时记录，设专人对目录进行维护，对错输问题及时更正，对漏输问题及时补录。 档案数据库只有在达到数据的丰富性、准确性后才能吸引用户，最终为用户提供优质的服务。
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《科技档案目录级数据库建设中发现的问题及对策》