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发布时间：2020-09-10 15:15所属平台：学报论文发表咨询网浏览： 次
摘要：名人档案征集工作是加强档案资源建设、丰富馆藏内容的重要举措之一，也是档案事业发展的需要。 名人档案征集中存在归档意识薄弱、征集方式单一等问题，应创新工作思路，采取灵活多样的征集方式，做好名人档案征集工作。 关键词：名人档案 征集 必要性
摘要：名人档案征集工作是加强档案资源建设、丰富馆藏内容的重要举措之一，也是档案事业发展的需要。 名人档案征集中存在归档意识薄弱、征集方式单一等问题，应创新工作思路，采取灵活多样的征集方式，做好名人档案征集工作。
关键词：名人档案 征集 必要性 问题 对策
我国名人档案建档工作起步较晚，多数档案馆的名人档案管理尚处于初级阶段，甚至至今仍是空白，名人档案资源建设还有很大的发展空间。 笔者认为，做好名人档案管理工作的基础在于名人档案的征集。 下面结合工作实践谈谈自己的认识，谨供同行参考。
一、做好名人档案征集工作的必要性
1.档案工作“三个体系”建设的需要
所谓名人档案，是指社会著名人物在从事政治、军事、文化、科技、宗教等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 名人档案是国家档案资源的重要组成部分，确保名人档案资料的完整、系统与安全，是《档案法》赋予档案工作者的神圣职责。 国家档案局在“十二五”规划中提出要推进“三个体系”建设，各级档案部门开展名人档案接收和征集工作，不仅可以避免名人档案资料的流失，还可以丰富馆藏档案资源、改善馆藏结构，使名人档案得到规范有序的管理和科学利用，从而更好地发挥名人档案的作用。
2.档案事业发展的需要
著名人物在从事各种社会活动中所形成的档案资料，集中反映了经济社会发展和进步的历程，更具有代表性，其利用价值更高，是国家宝贵的档案资源和文化财富。 可见，做好名人档案征集工作、加强名人档案管理，是档案事业发展的需要。 首先，名人档案征集是名人档案管理工作的起点，这一环节直接影响到名人档案管理的其它环节，是开展名人档案管理的前提条件。
其次，做好名人档案征集工作，可以在一定程度上改善目前综合档案馆藏基本上是党政机关档案的现状，进一步丰富馆藏档案资源，打造馆藏特色。 第三，通过名人档案征集进馆，建立名人档案全宗，可以有效加强名人档案管理，促进名人档案资源的开发利用。 比如，可以利用名人档案举办档案展览，宣传著名人物的社会贡献，激励人们更好地为经济社会发展服务; 可以利用馆藏名人档案，面向社会广泛开展档案征集宣传，扩大档案工作的社会影响力，提高社会公众的档案意识; 等等。
3.档案文化建设的需要
名人档案不仅是编修史志、学术研究的可靠材料，而且是加强档案文化建设的宝贵资源。 在名人档案中，记载了社会著名人物的生平历史、专业成就、社会贡献等方面的内容，反映了各界名人为祖国的强盛和事业的发展而辛勤耕耘、顽强拼搏的奋斗历程，这些都是国家和民族宝贵的精神财富，是启迪和激励年轻一代不可多得的生动教材，具有丰富的档案文化内涵。 在加强档案文化建设的今天，做好名人档案征集工作，可以为档案文化建设积累更多的优质档案资源。
二、名人档案征集工作中存在的问题
1.归档意识薄弱
一方面，名人档案虽然是国家档案资源的重要组成部分，但并没有引起各级档案部门对其足够重视，对名人档案征集活动的宣传也几乎是空白，甚至有些档案馆根本没有意识到应该开展这项工作; 另一方面，名人档案的形成具有一定的特殊性，往往伴随名人一生的社会活动经历，档案形成的周期长、时间跨度大、地点不确定，档案形成没有规律、载体形式多样，档案资料种类复杂，有文件、书信、手稿、字画、照片、声像、实物、出版物等多种门类。
这些档案资料有些是名人在公务活动中形成的，一般会保存在相应的全宗里; 而有些是其私人活动或个人生活中形成的，往往就保存在名人或其亲友手中，而且他们大部分人都认为这是个人财产，喜欢自己保管。 加上档案部门的相关宣传不够，造成他们归档意识薄弱，不主动或不愿将档案材料交由档案部门保管，使名人档案的征集工作具有一定难度。
2.征集方式单一
目前名人档案的征集方式一般是档案部门下发文件，档案人员“坐等上门”的工作方法。 这种单一被动的征集的方式，对于具有“私有”特点的名人档案征集来说是很难达到预期效果的。 加之部分档案人员责任心不强、工作不主动，或缺乏耐心和沟通能力，从而造成征集工作得不到名人档案持有者的积极配合，导致征集工作难以开展。
3.法规制度不健全
尽管目前已有山东、广东、云南、黑龙江、吉林等省和一些市级档案部门、高校档案馆等出台了名人档案管理的相关规定，但至今还没有出台国家层面的《名人档案管理办法》，各级各类档案馆有关名人档案管理的规章制度也不健全，而且现有的规章制度对名人档案的界定、归档范围划分不够明晰，操作起来比较困难。
三、做好名人档案征集工作的对策
一般来讲，名人档案征集有以下几种方式：一是依据《档案法》及相关档案法规向社会进行征集; 二是依据有关规定动员相关机构向档案馆移交; 三是接受名人档案所有者向档案馆捐赠、寄存、出售; 四是对其它档案馆及其它部门(如图书馆、博物馆等)保管的名人档案进行复制或交换; 五是对流散在省外、境外的名人档案进行购买、复制或交换。 由此可见，名人档案征集并不是强制性的，因此不能采取行政命令的办法进行征集。 在此，笔者提出以下做好名人档案征集工作的对策：
1.加大宣传力度
为做好名人档案征集工作，各级档案部门应不断创新宣传方式，通过各种媒体加大对名人档案归档管理的宣传力度。 如：可以通过电台、电视台、报刊、档案网站等宣传，举办名人档案展览和讲座等。 通过广泛宣传，积极争取社会各界对名人档案的关注和对征集工作的支持。
2.建立健全名人档案管理的规章制度
建立健全名人档案管理的各项规章制度是做好名人档案征集工作的前提保障。 为此，各级档案行政管理部门应制定和完善《名人档案管理办法》，对名人档案管理做出明确规定，尤其是要对名人档案的管理范围、征集方式、所有权保护、利用权限定等做出明确规定，以解除名人档案持有者的思想顾虑。 各级备类档案馆也应建立健全名人档案管理的各项规章制度，制定出更具可操作性的名人档案管理制度，为做好名人档案管理工作提供制度保障。
3.制定名人档案征集计划
各级档案馆应在调查摸底的基础上，了解掌握征集对象的历史及档案保存现况，然后结合本馆实际制订名人档案征集计划，有目标、有步骤地开展名人档案征集工作。 征集计划中应明确名人档案的征集范围、拟采取的征集方式、征集时间等。 此外，还应考虑到征集工作所需经费，如哪些档案可能需要购买、哪些可能需要复制及所需费用等。
4.采取灵活的征集方式
由于名人档案具有的“私有”特性，其征集方式与一般的档案收集工作有很大的差异，这也给征集工作带来一定的困难。 因此，采取灵活多样的征集方式显得至关重要。 首先，负责征集工作的人员，平时应多方收集有关名人的信息，注重与名人或其家属、亲友的联系和沟通，适时宣传《档案法》和有关的政策规定，说明征集名人档案的意义，耐心解答其提出的咨询问题。
其次，征集人员应多向征集对象宣传档案馆的业务职责、具体功能、档案保存条件以及将档案资料保存在档案馆的益处，也可以邀请他们到档案馆现场参观，使他们对档案馆的安全、保密性及保管条件有了一定的了解，从而消除他们的心理疑虑，得到他们的信任，不断提高其对名人档案资料归档保管重要性的认识，增强其将名人档案资料归档管理的主动性和自觉性。
第三，征集人员应主动登门拜访协商具体事宜，如果遇到一时半会儿说不通的情况，不要急于求成，要讲究工作方式和技巧，耐心听取征集对象的意见，在政策允许的范围内尽可能满足他们的要求，以确保名人档案安全进馆。 第四，应尽可能以原件捐赠的方式征集名人档案进馆，如果原件捐赠没有可能，再考虑原件寄存代为保管等方式，最后再考虑征集复制件。
第五，无论采用什么方式征集，都要严格办理征集手续，将所有征集到档案材料和实物逐件登记，列出清单，一式两份，双方签字盖章，分别由档案馆和捐赠人各自留存。 此外，如果是捐赠档案进馆，要以档案馆的名义向捐赠者颁发证书，并根据情况给予一定的奖励; 如果是寄存档案，双方应签订寄存协议。 总之，应尊重征集对象的选择，争取他们的信任，为今后的征集工作奠定良好的基础。
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5.提高征集人员的综合素质
名人征集工作是一项耐心而细致的工作，要做好这项工作，提高征集人员的综合素质是关键。 为此，档案馆要把提高征集人员的综合素质列入议事日程。 可以通过在职培训、继续教育、专家讲座、经验交流等方式，培养征集人员的创新意识、业务能力、沟通技巧和工作责任心。
同时，从事名人档案征集工作的人员也应熟悉和掌握名人一生中会产生哪些档案、哪些档案应该归档、哪些档案不该归档，以及有关名人档案管理的有关规定和本馆所列名人档案征集范围，为做好征集工作打下基础。尽管名人档案征集工作中会遇到许许多多的困难，但在社会档案意识逐步增强的情况下，只要我们付出不懈的努力，这项工作就一定会越来越有起色。
参考文献：
[1]许平安，葛桂珍，高校名人档案收集工作的实践与探讨[J].华中农业大学学报(社会科学版)，2003(3).
[2]喻晓曦，王志峰.做好名人档案工作之管见[J].黑龙江档案，2009 (5).
作者：曾淑珍
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《对名人档案征集工作的再认识》